El conjunto de software de productividad estrechamente integrado de Microsoft, Office, ofrece dos aplicaciones para administrar datos: Excel y Access. Excel es una aplicación de hoja de cálculo, mientras que Access es un programa de administración de bases de datos. Aunque son diferentes tipos de programas, tienen algunas características comunes.

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Características y compatibilidad

Excel le permite agregar, importar y exportar datos. Además, puede analizar y manipular datos utilizando funciones integradas o personalizadas, incluidos cuadros y gráficos. Cuando crea una base de datos en Access, puede pegar datos de Excel en una hoja de cálculo de Access o importar una tabla completa. Sin embargo, no puede exportar una hoja de cálculo de Access a Excel. Además, puede crear un enlace desde Access a una hoja de cálculo de Excel. Excel también tiene más funciones para manipular datos de hoja de cálculo que Access. Ambos programas le permiten importar datos de tablas desde otros formatos de archivo de base de datos, como TXT o CSV, y mostrar datos en formato de solo lectura en páginas web.

Grandes diferencias

Una tabla de Excel contiene filas y columnas de celdas en un archivo plano. Cada línea en la tabla contiene un registro. En Access, puede almacenar datos en más de una tabla y crear relaciones entre los datos de la tabla para realizar consultas complejas. Con Access también puede vincular datos en bases de datos SQL (lenguaje de consulta estructurado) más grandes y externas.

Uso

Excel es mucho más simple de aprender que Access. Es ideal para mantener listas, realizar cálculos rápidos de números y compartir datos. El acceso es más complejo y poderoso que Excel, lo que le permite administrar grandes cantidades de datos. Varios usuarios pueden trabajar en una base de datos de Access al mismo tiempo. Es ideal para rastrear pedidos de clientes, administrar contactos comerciales, mantener inventarios y organizar tareas del personal.