Si bien la mayoría de las personas familiarizadas con Microsoft Outlook pueden usarlo principalmente para enviar y recibir correos electrónicos, Outlook es una aplicación poderosa con muchas herramientas útiles, que incluyen un calendario, administración de tareas y una función para tomar notas. Otro elemento clave de Outlook es su capacidad para ayudarlo a organizar la información personal de sus contactos, ya sean colegas o personas ajenas a su empresa. Lo hace con las herramientas Contactos y Libreta de direcciones.

Hombre con una computadora portátil

Definición

Tanto la función Contactos de Outlook como la Libreta de direcciones global son muy parecidas a un Rolodex electrónico, donde puede acceder a la información de contacto de las personas con las que probablemente trate de manera regular. Sin embargo, la función Contactos suele ser una lista de contactos externos, mientras que la Libreta de direcciones contiene información para las personas que trabajan en su empresa. Esta es una configuración común en el mundo de los negocios porque las libretas de direcciones se almacenan en un servidor Exchange y se pueden compartir con todos en la empresa.

Función

La función Contactos está diseñada para ayudarlo a acceder rápidamente a la información de las personas con las que ha estado en contacto anteriormente, pero no necesariamente trabajan para su empresa. La Lista global de direcciones está diseñada para ponerlo en contacto rápidamente con colegas o listas de direcciones definidas por la empresa.

Posibilidad de editar

Si bien las herramientas Contactos y la Libreta de direcciones contienen información de contacto, los usuarios solo pueden editar los Contactos porque están almacenados en su computadora. Puede agregar nuevos contactos, editar información sobre contactos existentes y eliminar contactos. La libreta de direcciones, por otro lado, generalmente solo puede ser editada por un administrador del sistema. Para los usuarios domésticos, las listas son editables.

Información

La libreta de direcciones generalmente contiene una lista de cada empleado y departamento dentro de una compañía, incluyendo una dirección de correo electrónico, extensión de teléfono o número de teléfono, título y ubicación. Al hacer clic en una entrada individual, obtendrá detalles de contacto adicionales, como un segundo número comercial y una dirección postal. Una lista de contactos incluye un nombre, nombre para mostrar y dirección de correo electrónico. Al hacer clic en un contacto individual, se abrirá un formulario con campos para que se ingrese más información, incluida la compañía, la dirección postal, el cargo, los números de teléfono y una foto.

Habilidad de búsqueda

Tanto Contactos como la Libreta de direcciones lo ayudarán a localizar rápidamente la información de contacto de las personas para que no tenga que perder el tiempo buscando tarjetas de visita o hojeando los directorios de la empresa. En la parte superior de la interfaz del programa, es probable que tenga un pequeño icono que parece un libro abierto. Cuando haces clic en él, aparece un cuadro de búsqueda. Puede ingresar un nombre en ese cuadro de búsqueda y elegir si desea buscar en la Libreta de direcciones o en la lista de Contactos.