Con Microsoft Access, el usuario promedio puede trabajar con bases de datos sin ser altamente calificado en el campo. Microsoft facilitó a casi cualquier persona aprender a trabajar con bases de datos al reemplazar parte del trabajo complicado con plantillas fáciles de usar. Si bien el uso de Access puede ser un desafío solo por las amplias opciones que ofrece, su interfaz fácil de usar le brinda a cualquiera la oportunidad de operar con éxito una base de datos.

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Usando Access

Microsoft Access es un programa de software de base de datos que hace que la manipulación de datos sea manejable para usuarios de diferentes niveles de habilidad. Puede ingresar datos y ordenar, filtrar o agrupar información según sus necesidades. Es particularmente útil cuando hay miles de registros y ordenarlos individualmente llevaría horas. Access le permite obtener la información que necesita rápidamente al especificar qué tipo de información está buscando. También se pueden crear informes que extraen información de la base de datos de acuerdo con los parámetros del proyecto. Por ejemplo, una base de datos puede contener una lista de clientes, incluyendo su edad, sexo, estado civil, dirección, direcciones de correo electrónico y número de teléfono. Si es necesario, puede ordenar cualquiera de esta información, creando informes solo para clientes individuales u organizados por código de área.

Beneficios de acceso

Sabiendo que no todos son expertos en crear bases de datos, Microsoft creó plantillas básicas que un usuario puede descargar y usar de inmediato. Si lo prefiere, puede crear una base de datos desde cero o modificar una plantilla para adaptarla a su proyecto. Access almacena miles de registros, por lo que si comienza un nuevo proyecto para los mismos datos, no tendrá que ingresarlo nuevamente. Access también se integra con otros productos de Microsoft Office, incluidos Excel y Word. Por ejemplo, puede crear una combinación de correspondencia con miles de cartas personalizadas tocando en una base de datos de Access de clientes.

Aplicaciones web y colaboración

Con Access 2013, Microsoft introdujo aplicaciones web personalizables para optimizar el procesamiento de datos para los usuarios y facilitar la colaboración en proyectos. Al usar un sitio de Microsoft Office 365 o un SharePoint Server 2013, una oficina completa puede trabajar con la misma base de datos. Mediante el uso de plantillas de aplicaciones web personalizables, puede asegurarse de que cada persona obtenga la interfaz que necesita para agregar, editar o eliminar datos, así como ejecutar informes.

Términos importantes de la base de datos

Access utiliza varios términos que pueden ser nuevos para usted. Una "base de datos" es simplemente una forma de organizar y almacenar información sobre personas, lugares y cosas. Access es en realidad un sistema de gestión de bases de datos que alberga esas diversas bases de datos para que pueda acceder a ellas. Cada base de datos se puede hacer de varias tablas, con cada tabla hecha de columnas y filas, similar a una hoja de cálculo. Las columnas en una tabla de base de datos se llaman "campos". Las filas se denominan "registros". Las "consultas" son funciones que permiten al usuario obtener datos específicos de la tabla. Las consultas pueden ayudar a filtrar, resumir y realizar cálculos con sus datos.

Diseñando tu primera base de datos

Un poco de planificación es muy útil para el mejor uso de una base de datos de Access. Primero, descubra cómo se usará la base de datos. Luego, reúna toda la información que se ingresará en la base de datos y organice la información en categorías, cada una de las cuales se convertirá en una tabla. Ingrese los datos en las tablas, que se convertirán en columnas y crearán relaciones entre las tablas si hay más de una. Finalmente, aplique las reglas de normalización para asegurarse de que las tablas estén estructuradas correctamente.