Una teleconferencia es una llamada grupal entre colegas, familiares o amigos. Una persona inicia la llamada y pasa la información a las demás. Como su nombre indica, está celebrando una conferencia o reunión por teléfono. Hay una serie de ventajas y desventajas de la teleconferencia que debe considerar antes de elegir este método de reunión.

Reunión de negocios

Programación inmediata y flexibilidad

Puede configurar una llamada de teleconferencia en cuestión de minutos. Existen servicios de teleconferencia en línea que le permiten iniciar sesión, establecer la fecha y la hora de su llamada, y recuperar un número de teléfono y un número de identificación personal, o PIN, para distribuir a los participantes de su llamada casi al instante. Los participantes de la llamada también tienen mucha flexibilidad. Las personas que llaman pueden irse y volver a la discusión cuando lo deseen.

Habilidad para grabar

Otra ventaja de la teleconferencia es que tiene prueba de quién participó en la llamada y también puede grabarla. Entonces, si hay alguna disputa o pregunta sobre los términos de un acuerdo verbal que se hizo por teléfono, simplemente puede consultar la grabación o la transcripción de la llamada. También puede enviar por correo electrónico a cada participante una copia de la llamada. Esto ayudará a sus clientes, colegas y trabajadores a ser más eficientes. Por ejemplo, si estaba discutiendo un proyecto para completar, un empleado puede reproducir la llamada para tener claro su papel en el proyecto.

Difícil de oficiar

En una reunión normal, generalmente se asigna a una persona para que actúe como parlamentaria durante el proceso. El parlamentario es una persona neutral que evita que la discusión se desvíe del tema, media los argumentos y mantiene corta la reunión. Sin embargo, cuando tiene una reunión por teléfono, es menos probable que las personas respeten y reconozcan al parlamentario. Como resultado, una teleconferencia puede ser difícil de administrar y oficiar.

Impersonal

Debido a que esta teleconferencia toma el lugar de una reunión presencial real, esta puede ser una forma muy impersonal de hacer negocios o discutir problemas con su grupo. No puedes mirar a los ojos de una persona cuando está hablando o mirar sus movimientos para medir su estado de ánimo, significado o intención. Es más difícil para los miembros desarrollar una fuerte conexión entre ellos. Si reemplaza las reuniones cara a cara con teleconferencias, los miembros de su grupo podrían, con el tiempo, comenzar a desconectarse unos de otros.